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Comment réussir le déménagement de votre cabinet ?

Que vous fassiez le déménagement vers un plus grand espace de bureau ou que vous lanciez votre propre cabinet d’avocats pour la première fois, il est important d’avoir un plan en place lorsqu’il s’agit de réussir un déménagement important.

Bien que le déménagement de votre bureau ne semble pas être l’expérience la plus excitante ou sans stress que vous pourriez entreprendre, il n’a pas à être écrasante. Avant de commencer à jeter des choses dans des boîtes et à ouvrir le robinet d’emballage, voyons ce que vous pouvez faire pour faciliter le déménagement des grands bureaux, en commençant par créer un plan de match.

Planifier et organiser votre déménagement

Commencez par passer par votre bureau actuel. Selon votre situation, vous aurez peut-être beaucoup ou peu de choses à faire. Notez ce que vous voulez garder, ce que vous pouvez donner ou vendre, et ce qui est poubelle. Pour garder une trace de tous vos articles, envisagez de faire une feuille de calcul. Pour protéger vos affaires et vous-même pendant le déménagement, assurez-vous d’avoir un registre des descriptions des articles, des poids estimatifs, de la fragilité, de la pièce dans laquelle ils se trouvent et de leur destination.

Comme pour toute entreprise, il est essentiel d’avoir les outils dont vous avez besoin. Si vous n’avez pas certains de ces outils, comme un numériseur et un éditeur PDF, par exemple, il est temps de faire l’achat avant que votre nouveau bureau soit opérationnel. De cette façon, vous aurez ce dont vous avez besoin pour travailler avec et pour vos clients.

Plus tôt vous commencerez à faire vos bagages, plus vous aurez le temps de décider ce que vous apporterez à votre nouveau bureau et ce qu’il est préférable de laisser derrière. Vous pouvez également utiliser ce temps pour vous assurer que vos fichiers sont en ordre. Profitez du déménagement pour vous débarrasser des anciens fichiers dont vous n’avez plus besoin ou pour numériser vos dossiers.

Si des membres du personnel ou des pairs déménagent avec vous, assurez-vous de fixer une date pour qu’ils puissent retirer leurs effets personnels et emballer leurs espaces de travail individuels.

Créer une liste de vérification

Avec tout ce qui se passe lors d’un déménagement cabinet avocats Paris, il est important de savoir ce qui doit se produire et quand. Pour assurer un déménagement réussi, vous voudrez faire une liste de contrôle avant le déménagement et une liste de contrôle de jour de déménagement.

Bien que les listes de vérification soient détaillées, elles ne contiennent pas nécessairement tout ce dont vous avez besoin pour faire le suivi avant et pendant la journée de déménagement. En utilisant cette liste de contrôle comme base tout en déplaçant tout peut assurer que tous les détails nécessaires de relocalisation du bureau seront pris en compte.

Liste de vérification avant le prêt hypothécaire

  • Sélectionnez le personnel qui supervisera la réception de tous les articles transférés au nouveau bureau.
  • Trouvez des déménageurs et planifiez le ramassage des vieux meubles de bureau et déposez les nouveaux articles dans les nouveaux quartiers.
  • Créez des lignes directrices sur le déménagement, qui devraient comprendre des détails comme les pratiques d’emballage appropriées, comme les articles personnels, le contenu des bureaux et des dossiers, les machines de bureau et les documents confidentiels ou sensibles.
  • Étiquetez tout le mobilier et l’équipement et utilisez votre feuille de calcul pour obtenir un lieu de livraison au nouveau bureau.
  • Prenez soin de protéger les cabines d’ascenseur, les murs, les halls et les planchers contre les dommages pendant le déplacement.
  • Assignez les tâches d’emballage, planifiez l’emballage et distribuez les instructions aux responsables.
  • Installez des panneaux d’identification de direction et de secteur dans le nouveau bureau.
  • Organisez le transfert des services téléphoniques et internet.
  • Établissez un service d’objets trouvés dans les nouveaux locaux et assurez-vous que tout le personnel et les déménageurs savent où il se trouve.
  • Établissez des installations alimentaires et une aire de repos pendant le déménagement.

Liste de vérification du jour de déménagement

  • Prévoyez que tous les superviseurs de l’entreprise se présenteront pour une séance d’information 30 minutes avant l’arrivée de l’entreprise de déménagement.
  • Assurez-vous que tous les superviseurs ont des porte-noms.
  • Ayez un plan si le mauvais temps prévaut.
  • Déterminez une heure approximative d’achèvement.
  • Examinez le plan d’étage et déterminez quand et où les pauses seront prises.
  • Assurez-vous que la sécurité appropriée est en place pour protéger les documents, les dossiers et les données de nature délicate.
  • Familiarisez les superviseurs avec l’immeuble et les installations.
  • Discutez des changements de dernière minute.
  • Assurez-vous que les déménageurs arrivent au bon endroit et ont l’accès dont ils ont besoin pour déplacer le mobilier et l’équipement dans le nouveau bureau.

 

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