Accueil téléphonique
Accueil téléphonique

Comment assurer l’accueil téléphonique d’une entreprise ?

Le plus souvent, l’accueil téléphonique est le premier contact qu’un client aura avec votre entreprise. Cet accueil déterminera ses premières impressions. Vous avez donc intérêt à bien le soigner si vous voulez « faire une bonne première impression ». Vous n’aurez pas droit à une seconde chance !

En plus de renforcer les liens avec vos clients, un bon accueil téléphonique contribuera également à améliorer votre image de marque.

Optez pour une permanence téléphonique d’entreprise

Lorsque des clients ou des partenaires potentiels appellent, il est important que votre entreprise soit joignable. En effet, un appel qui n’aboutit pas ne ravit personne et peut vous faire perdre des clients ou des contrats. Pour que votre entreprise reste toujours joignable, optez pour l’externalisation de votre secrétariat téléphonique pour un service de permanence téléphonique d’entreprise.

Comme son nom l’indique, il s’agit d’un service qui assure la gestion des appels de façon permanente. Ce service s’adapte à différents secteurs d’activités puisqu’il offre le choix entre diverses configurations en fonction de vos besoins. Vous pourrez demander que vos appels soient traités à un horaire précis. Ainsi, vos clients pourront vous appeler à des heures plus favorables que les horaires habituels d’ouvertures de vos bureaux. En effet, tout comme vous, les clients travaillent durant la journée, de ce fait, ils ne sont souvent libres qu’en fin d’après-midi.

Certain service de permanence téléphonique propose également une assistance 24 h/24 et 7 j/7. Vos clients pourront ainsi vous appeler le soir, les week-ends et même les jours fériés. Cette option est la plus adaptée aux professionnels de la santé pour pouvoir traiter au mieux les appels d’urgence.

Professionnalisez votre accueil téléphonique

Pour donner une bonne image à votre entreprise, il est important que votre accueil téléphonique soit professionnel. Pour cela, voici les règles de base d’un accueil téléphonique de qualité :

  • Ne jamais rater un appel. C’est sans aucun doute la règle la plus importante. Un téléphone qui sonne dans le vide constamment peut vite nuire à la réputation d’une entreprise.
  • Répondre avant la 4ème sonnerie. D’après une étude, à partir de la quatrième sonnerie, les clients perdent généralement patience, ce qui ruinera la cordialité de la conversation à venir.
  • Se présenter et présenter le nom de l’entreprise dès le décroché. Ne jamais répondre par un simple « Allô » !
  • Être courtois tout au long de la conversation.
  • Être à l’écoute et bien attentif. Toutes sources de distractions sont à bannir !
  • Adopter un ton juste pour pouvoir être compréhensible.
  • Utiliser des formules de politesse et un vocabulaire professionnel. Par exemple un simple « de rien » doit d’être remplacé par « je vous en prie ».
  • En cas de transfert d’appel, informer l’interlocuteur sur la raison du transfert et sur l’identité de la personne à qui l’appel sera renvoyé.
  • Prendre congé respectueusement en laissant l’appelant raccrocher en premier.

Toutefois, ce n’est pas toujours évident pour un simple secrétaire téléphonique en interne d’assurer tous ces points. C’est pourquoi la plupart des entreprises préfèrent externaliser. Un service de permanence téléphonique d’entreprise mettra à votre disposition plusieurs téléopérateurs spécialisés pour que vous ne ratiez plus aucun appel. Ils vous garantiront des prestations de qualité.

Ces professionnels de l’accueil téléphonique ont été formés afin de traiter chaque demande. Ils sont ainsi capables de gérer leur discours en fonction de la personnalité de la personne à l’autre bout du fil. Ce qui mettra l’appelant plus en confiance. Ils ont également reçu une formation sur l’expression orale afin d’utiliser les mots justes et savoir quel ton de voix adopter.

Certes, il y a de nombreuses entreprises prestataires qui proposent des services de permanence téléphonique d’entreprise, mais vous devez faire attention. Il ne faut pas directement se fier au premier venu grâce au tarif intéressant qu’il propose ! Prenez le temps d’analyser ses compétences. Pour ce faire, assurez-vous de l’ancienneté de l’entreprise et consultez les avis de vos confrères à son propos.

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