La vie de bureau a parcouru un long chemin depuis le claquement des machines à écrire et des télécopieurs capricieux. Aujourd’hui, de nombreux entrepreneurs gèrent leurs affaires avec à peine un ordinateur portable, un smartphone et une imprimante.
Mais les entrepreneurs, suivant la tendance écologiques, ont développé de nouvelles méthodes de travail, des méthodes engagées et écologiques. Combien de papier traverse votre bureau chaque jour ? Facturez-vous et payez-vous vos factures par courrier ? Avez-vous l’habitude d’imprimer des documents importants et de les classer manuellement ? Votre bureau est-il enterré sous des tas de courrier ? Imprimez-vous des rapports ou des présentations qui occupent davantage d’espace de travail dans votre entreprise ?
En plus de l’impact sur l’écologie, les considérations économiques sont considérables. Savez-vous à titre d’exemple que l’envoi d’une facture classique à un client coûterait environ à l’entreprise 13 euros ?
Si vous avez répondu oui à deux ou plusieurs de ces questions, vous êtes probablement dans la même catégorie des entreprises qui utilisent en moyenne l’équivalent de 700 livres de papier chaque année.
Pourquoi passer au bureau sans papier ?
Environ 300 millions de tonnes de papier sont produites chaque année dans le monde. C’est beaucoup d’arbres réduits en papier qui sera salit d’encre et jetés, très probablement, en grande quantité dans la nature. Lorsque vous ajoutez l’empreinte carbone associée à leur réduction, à la fabrication et au transport des produits finis (sans parler des effets de la déforestation), chaque feuille de papier a un coût environnemental élevé. Faire sa part pour préserver les forêts et lutter contre le changement climatique est clairement le principal avantage de réduire ou d’éliminer l’utilisation du papier dans votre petite entreprise.
Saviez-vous qu’il existe également des raisons commerciales convaincantes ? En voici cinq.
- Gain de temps
Imprimez-vous des documents pour les consulter ? Les copies papier nécessitent une gestion et une maintenance. Pensez au temps que vous passez à transférer vos modifications sur papier dans un fichier électronique. Si vous conservez des dossiers papier, le classement et la recherche de fichiers peuvent prendre plus de temps et d’énergie mentale que vous ne le pensez. L’envoi des factures classiques prend aussi des jours. Pour être concret, voici un exemple très classique. La consultation d’une facture dématérialisée par le client se fait en temps réel, mais aussi le règlement, ceci un impact très positif sur la trésorerie de l’entreprise qui vont vers la dématérialisation de leurs factures.
- Gain d’espace
Imaginez un bureau sans le classeur en acier requis ou les boîtes de classement en carton rembourrées coincées dans un coin ou un placard. Et que diriez-vous de ces piles de papier sur votre bureau ? Relookez du papier et récupérez de l’espace avec quelque chose de naturel et de beau, comme une plante, ou d’utile, comme une machine à expresso.
- Économie d’argent
Le papier ne coûte peut-être que quelques centimes par feuille, mais ses accessoires représentent bien plus. Une imprimante de bonne qualité, des cartouches d’encre coûteuses et des récipients de stockage comme des classeurs et des boîtes d’archives peuvent coûter des centaines d’euros par an. Et si vous continuez d’envoyer des factures et de les payer par la poste, ces frais d’affranchissement ou de service de livraison réduisent également vos résultats. Comme nous l’avons déjà mentionné, une facture coûte à l’entreprise 13 euros. La solution de facture dématérialisée permettrait ainsi de faire des économies énormes.
- Une entreprise agile
Dans le monde d’aujourd’hui, vous ne pouvez pas vous permettre de dire à un client : « Désolé, le fichier est au bureau. » Les propriétaires de petites entreprises sont réputés pour leur polyvalence. Vous devez être en mesure de répondre à un e-mail, de préparer un document et d’envoyer une facture dématérialisée à tout moment et de n’importe où. Si vous comptez sur le papier, ce n’est tout simplement plus possible.
- Plus de sécurité
Si vos documents importants sont sur papier, vous avez un gros problème si votre bureau est touché par un incendie, une inondation, un vol ou une autre catastrophe. L’une des principales raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises se tournent vers des solutions basées sur le cloud est leur sécurité. Tout, de la comptabilité au projet et aux fichiers clients, ainsi que les factures dématérialisées, peut être crypté pour une protection et est sauvegardé régulièrement, ce qui les rend pratiquement intouchables et infiniment sûrs.